Contador PRO — guia do escritório

Este guia é para contadores que gerenciam os CNPJs dos clientes num painel só: documentos de todos, alertas de obrigações, apuração mensal em lote e emissão para cada empresa — sem sair da mesma conta.

Nada aqui exige programação: é tudo pelo painel em app.nferapido.com.br.

Antes de começar

Você precisa do plano Contador Parceiro ativo — é o único plano de contador, com CNPJs ilimitados. Sem ele, as telas do escritório aparecem, mas o setup devolve "Empresa não possui plano Contador ativo".

Como o dinheiro funciona

São duas assinaturas separadas, e entender isso resolve quase todas as dúvidas:

quem	assina	quanto
Você, contador	Contador Parceiro	R$ 49,90/mês — CNPJs ilimitados
Cada cliente	o plano dele (Simples Nacional, por exemplo)	conforme o plano escolhido

Você não paga pelos seus clientes: cada empresa assina o próprio plano. O que você ganha por trazê-las:

• Comissão de 25% da mensalidade de cada cliente, vitalícia — enquanto ele for cliente pagante, todo mês.
• Isenção da sua mensalidade a partir de 10 clientes pagantes que vieram pelo seu link de indicação. Chegando a 10, o Contador Parceiro fica de graça.

O link de indicação é o que conta

O cliente assina o plano dele entrando pelo seu link (menu Contador → Parceria & comissões). É assim que ele soma para os seus 10 — e é o mesmo vínculo que gera a sua comissão. Clientes que você cadastrou ou convidou para o escritório também contam, desde que estejam pagando.

A isenção entra em 10 e só sai abaixo de 8: essa folga existe para você não ter a assinatura cancelada e recriada toda vez que um cliente oscila.

Os dois caminhos para trazer um cliente

1. O CNPJ é seu de casa — você cadastra a empresa na sua conta (com o certificado A1 dela) e vincula ao escritório. É o caminho de quem abre a empresa ou já administra tudo.

2. O cliente já tem conta própria — você convida por e-mail em Contador → Parceria & comissões. Ele recebe o link, abre na conta dele e autoriza. Quem decide é sempre o dono da empresa: você nunca ganha acesso aos documentos de alguém sem esse aceite.

O convite mostra o seu nome verificado

Na tela de aceite o cliente vê o nome do escritório e o nome do contador conferido no cadastro nacional do CFC, junto do CRC. É prova de idoneidade para quem vai autorizar o acesso à contabilidade.

Passo 1 — Configurar o escritório

Menu Contador → Visão geral. Na primeira vez, informe:

campo	observação
Nome do escritório	aparece nos relatórios
CRC	registro no Conselho Regional de Contabilidade
CNPJ do escritório	opcional
Responsável (nome, e-mail, telefone)	quem recebe os avisos

O limite de CNPJs vem do seu plano automaticamente.

Passo 2 — Cadastrar a empresa de cada cliente

Menu Empresas → Nova empresa, uma vez por cliente:

1. Digite o CNPJ — razão social, endereço, código do município e inscrição estadual são preenchidos sozinhos (Receita + SEFAZ).
2. Confira o regime tributário (Simples, Presumido, Real) — ele decide CSOSN × CST na emissão.
3. Suba o certificado A1 (.pfx) do cliente e a senha. Fica cifrado (AES-256) e só é usado para assinar os documentos daquela empresa.
4. Deixe em homologação enquanto testa. Produção exige o certificado válido.

Certificado vencendo

A plataforma avisa por e-mail com 30, 15, 7, 3 e 1 dia de antecedência — por empresa. Num escritório com dezenas de CNPJs, isso é o que evita a surpresa.

Passo 3 — Vincular ao escritório

Menu Contador → Clientes → Adicionar CNPJ:

• Empresa: escolha na lista (aparecem as empresas da sua conta).
• Apelido: como você chama esse cliente no dia a dia ("Padaria do João") — é o que aparece nas telas, em vez da razão social comprida.
• Cliente pode acessar + e-mail do cliente: dá ao cliente um acesso próprio para ver as notas dele, sem enxergar os demais.

Se aparecer "Esta empresa não pertence à sua conta", o CNPJ está cadastrado na conta do cliente, não na sua. Nesse caso não recadastre a empresa: use o convite (Contador → Parceria & comissões), que é o caminho feito para isso — o cliente aceita na conta dele e o vínculo nasce sem duplicar nada.

Passo 4 — O dia a dia

Visão geral

Total de clientes, notas do mês por tipo, alertas abertos e as últimas apurações.

Documentos

Menu Contador → Documentos: todas as notas de todos os CNPJs, filtrando por cliente, tipo (NF-e, NFS-e, CT-e), mês e ano. Cada linha baixa o PDF (DANFE, DANFSe ou DACTE) e o XML.

Para fechar a competência, o botão Baixar XMLs do mês leva tudo num ZIP — uma pasta por CNPJ e um indice.csv que abre direto no Excel. É o arquivo que você importa no sistema contábil, sem entrar empresa por empresa.

Alertas

Menu Contador → Alertas: obrigações com prazo, com prioridade e vencimento.

Estes o sistema cria sozinho, todo dia, para os clientes em que você deixou o aviso ligado (na edição do cliente, em Gerenciar CNPJs):

alerta	quando aparece
DAS	do dia 13 ao 20 de cada mês, para optantes do Simples e MEI
DEFIS	durante março (vence 31/03) — Simples
DASN-SIMEI	durante maio (vence 31/05) — MEI
Certificado A1	30 dias antes de vencer o certificado do cliente
CND	15 dias antes de expirar a última certidão consultada

Cada pendência vira um alerta: resolver não faz ele voltar no dia seguinte. Você também pode criar alertas manuais por cliente.

Apuração em lote

Menu Contador → Apuração: escolha mês e ano e rode para todos os CNPJs de uma vez. Cada empresa vira uma linha com ISS, IBS e CBS apurados e a quantidade de notas. O status fica visível enquanto processa:

• concluido — todos apurados
• erro_parcial — algum CNPJ falhou (a linha mostra o motivo; os demais seguem)

A apuração cruza as saídas (notas emitidas) com as entradas (notas recebidas contra o CNPJ, capturadas pelo Espião Fiscal) — por isso vale manter o Espião ligado nos clientes.

DAS · Simples Nacional por cliente

Menu Contador → DAS · Simples: escolha o cliente e veja, no mesmo painel:

• Prévia do mês — grátis. Sai das notas que você emitiu no NFeRápido, sem consultar a Receita: receita declarada, quantidade de notas e, se a alíquota efetiva estiver cadastrada, a estimativa da guia.
• Declarações do ano, extrato do DAS, declaração por número e geração da guia — estes conversam com a Receita pelo Integra Contador.

Consultas à Receita são pagas

Tudo que sai para a Receita (PGDAS-D, CND, dívida ativa) custa R$ 4,99 por consulta, debitado dos seus créditos. O preço aparece na tela antes de você clicar, e a prévia continua sempre grátis. Se a consulta falhar, o crédito volta automaticamente — você nunca paga por resposta que não recebeu.

Para o cliente MEI, que quase nunca tem certificado, o escritório assina como procurador: basta a procuração eletrônica no e-CAC em nome do escritório.

Regularidade fiscal (CND e dívida ativa)

Em Contador → Clientes, o botão de regularidade consulta a Certidão Negativa de Débitos e a dívida ativa do cliente, com o PDF oficial da CND. Certidão ainda válida não é reconsultada — o sistema devolve a que está em cache, sem novo débito.

"Certidão positiva com efeito de negativa" não é irregularidade

Quando o resultado vem como CPEN, a empresa está regular para efeitos práticos (arts. 205/206 do CTN). A tela rotula isso corretamente.

Emitir pelo cliente

O escritório não muda a emissão: escolha a empresa no seletor do topo e use as telas normais (NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e). Para volume, veja emissão em lote por planilha — até 500 notas por vez.

Perguntas frequentes

O cliente vê os dados dos outros? Não. O acesso do cliente (quando você marca "cliente pode acessar") é restrito à empresa dele.

Posso vincular a empresa de um cliente que já usa o NFeRápido sozinho? Pode — por convite. Em Parceria & comissões você convida o e-mail dele; o cliente abre o link, confere quem é você (nome verificado no CFC) e autoriza na conta dele. O que não existe é vincular um CNPJ alheio sozinho: sem o aceite do dono, conhecer o identificador de uma empresa bastaria para ver os documentos fiscais dela.

Quando minha mensalidade fica isenta? Ao chegar a 10 clientes pagantes vindos do seu link de indicação (ou vinculados ao escritório e pagando). A tela de Parceria mostra quantos faltam. A isenção entra em 10 e só sai abaixo de 8 — e enquanto ela vale, sua assinatura fica sem cobrança, não com valor zero.

A comissão para de cair depois de um tempo? Não. São 25% da mensalidade de cada cliente, vitalícios, enquanto ele pagar. A competência é o mês do pagamento efetivado, e o repasse sai no dia 10 do mês seguinte, na chave Pix que você cadastrar.

Quantos CNPJs posso ter? Ilimitados no Contador Parceiro. A tela do escritório mostra o limite vigente da sua conta.

Preciso de um certificado por cliente? Sim — o certificado é da empresa emitente, não do escritório. É ele que assina os documentos daquele CNPJ.